Arbeitsabläufe mit MS Office beschleunigen

Das gute MS Office von Microsoft ist eine wahre Wundertüte. Werkzeuge wie Word und PowerPoint sind aus Unternehmen kaum wegzudenken. Die größte Geheimwaffe von allen ist aber das Tabellenkalkulationsprogramm Excel.  Mit diesen Tools lassen sich zahlreiche Abläufe in Unternehmen beschleunigen. Wir zeigen wie das geht.

Office 365 – welche Vorteile bietet es

Früher war das mit dem Office Paket immer etwas umständliche. Man kaufte es für die Mitarbeiter, installiert es. Billig war es nicht. Und mit der Zeit kam eine neue Version heraus und schon wurden in der Firma einige Umstellungen notwendig. Seit es Office 365 gibt ist das einfacher. Man abonniert für eine jährliche Gebühr die Software und bekommt dafür immer die aktuellste Version.

Office 365 – die Abläufe optimieren

Innerhalb der Firma lassen sich damit die tollsten Dinge treiben. Word wird vor allem im Marketing gerne benutzt, um Serienbriefe in die Wege zu leiten. Ohne PowerPoint wäre kaum eine Präsentation so richtig schön gestaltbar. Ein tolles Tool.

Was aber richtig gut ist, das ist Excel. Denn Excel kann beides. Sowohl Texte unterbringen, als auch Datenmaterial. Mit Hilfe von Verformelungen können Diagramme angelegt werden, die sich ganz von alleine immer wieder aktualisieren. Die müssen dann nur noch per Copy & Paste in die Dokumente eingefügt werden. So lassen sich hoch komplexe Reportings weitestgehend standardisieren.

Ein weiterer Vorteil ist, dass man in Excel viele externe Daten exportieren kann. Im Bereich Controlling und Buchhaltung freut man sich zum Beispiel darüber, dass sich Sachkonten, Kostenstellen, GuV oder Bilanz in Null Komma Nichts übertragen lassen. Mit Hilfe von VBA Makros genügt dann ein Knopfruck und dutzende Abteilungen haben ein Zahlenwerk vor sich liegen, mit dessen Hilfe sie ihre Berichte erstellen können. Wenn Ihnen solche Funktionen nicht geläufig sind, dann sollten Sie sich eine Office 365 Unterstützung gönnen. Leute, die sich mit Automatisierungsprozessen in Excel auskennen sind Gold wert. Sie können so viele Prozesse in der Firma beschleunigen, da werden massiv Kosten gespart.

Aber auch die Damen und Herren aus der Technik haben so ihre kleinen Office 365 Projekte. Manche von ihnen haben Tools angelegt, mit denen sie für ihre Arbeit hoch komplexe Berechnungen ausführen können. Da werden Integrale gebildet, Logarithmen hin und her geschoben, es ist unglaublich. Es gibt eigentlich fast nichts, was nicht geht. Und dann immer wieder die ganze Kette, die mit daran hängt. Über Formeln werden die Zahlen im nächsten Tabellenblatt schon gleich verknüpft und verarbeitet und wandern sofort ins Diagramm. Ein Excel-Spezialist sollte mal durch verschiedene Abteilungen einer jeden Firma gehen. Er oder sie würde bestimmt Möglichkeiten finden, um hunderte Mannstunden einzusparen.