Kosten sparen durch automatisierte Vorlagen

Selbst in kleinen und mittleren Unternehmen gibt es in der Regel einen gewaltigen Schriftverkehr. Jede Abteilung versucht damit so gut es geht zurechtzukommen. Allerdings tritt hier häufig ein Problem auf. Verschiedene Abteilungen treten mit unterschiedlichen Vorlagen auf. Das kann für Verwirrung sorgen, vor allem dann, wenn man es mit externen Partnern zu tun hat. Da sehen Rechnungen anders aus als Verträge. Gut ist das nicht. Vor allem ist es auch gewaltiger Kostenfaktor, der hier entsteht. Wir erklären wieso das so ist und wie Sie mit Hilfe von zentralisierten Dokumentvorlagen solche Probleme vermeiden.

Zentrale Vorlagenverwaltung – die Vorteile

Stellen Sie sich vor, in einem Unternehmen möchte ein Mitarbeiter eine Präsentation erstellen, ebenso ein anderer in der Nachbarabteilung. Beide entwerfen ein Design, das gut aussieht und erstellen ihre Präsentation. Problem hier ist, dass beide Leute Zeit damit vergeudet haben das Design zu erstellen.

Am nächsten Tag kommt eine wichtige Führungskraft aus der Zentrale und möchte sich die Arbeit der zwei Abteilungen ansehen. Die beiden halten ihre Präsentation. Im Anschluss herrscht beim Gast große Verwunderung darüber, warum die Präsentation ganz anders aussah als die andere. Zweites Problem ist also, dass in der Firma mit unterschiedlichen Designs gearbeitet wird. Auch das sollte nicht passieren. Vor allem, weil das auch Kunden irgendwann auffallen könnte.

Als Lösung wird eine Mali verschickt, wo sich die Mitarbeiter alle eine Vorlage herauskopieren können. Dort werden Word-Vorlagen für Korrespondenz nach Außen, PowerPoint-Vorlagen für Präsentationen intern / extern und sonstige Files mitgeschickt. Ein Mitarbeiter speichert es lokal und verwendet es immer wieder. Was er nicht mitbekommt ist, wenn das Dokument verändert wird. Er übersieht eine E-Mail dazu und verwendet die alten Sachen weiter. Das wird erst erkannt, wenn eine seiner Unterlagen durch die Welt kursiert. Solche Probleme kosten Unmengen an Zeit und Geld. Sich wegen dem Design von Unterlagen herumschlagen zu müssen vergeudet nur Kapazitäten.

Eine bessere Lösung ist es da ein System für Vorlagen zu errichten, wo immer alle Formulare und Dokument aktuell sind und zentral gepflegt werden. Man kann sie ins Intranet hochladen oder direkt in den Office-Produkten integrieren über ein zentrales Laufwerk im Netzwerk. Dafür gibt es extra eine Funktion, wo man Files als Vorlage speichern kann.

Dafür müssen Sie in Word einfach nur den Dateityp abändern und dort WORD-VORLAGE auswählen. Wer das File öffnet, erhält die Vorlage und kann diese dann wiederum als ganz normales Dokument abspeichern. So wird sichergestellt, dass jeder immer die aktuellste Version bekommt.

Eine clevere Lösung ist es, einmal ein wenig Geld in die Hand zu nehmen und sich von einem Designer alle Vorlagen erstellen zu lassen. Vor allem diejenigen, die nach Extern verschickt werden.